Satın alma birimi hastanemizim 1. katında idari birimler koridorun da yer almaktadır
Satın Alma Birimi;
Satın
alma birimi, birimlerin ihtiyacı olan mal, hizmet ve danışmanlık hizmet
alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye Bütçesi, Genel Bütçe ve İl
Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından temin ederek muayene ve kabul
işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla sağlık tesisi bünyesinde
kurulmuştur.
Satın
alma birim sorumlusunun temel görevi birimlerin ihtiyacı olan mal,
hizmet ve danışmanlık hizmet alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye
Bütçesi, Genel Bütçe ve İl Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından
gerçekleştirmektir. Bunun için gerekli olan birçok pazar araştırma ve
satın alma işlemleri başlangıçtan muayene ve kabul aşamasına tüm
süreçleri en etkin ve etkili bir şekilde yerine getirmektir.
- İhtiyacın doğması: İhtiyaç Talep Formunun eki olan teknik şartname ile birlikte satın alma birimine sunulmasıyla satın alma işlemleri başlatılır.
- İhtiyacın yaklaşık maliyetinin belirlenmesi:
4734 sayılı K.İ.K.'na göre nitelikleri ve niceliği belirlenen
ihtiyaçların yaklaşık maliyetinin tespiti için alım yapan diğer
kurumlardan, Sağlık Bakanlığı Malzeme Kaynak Yönetim Sisteminden,
idarenin önceki alımlarından ve tedarikçilerden elde edilen verilere
göre yaklaşık maliyetin tespiti için gerekli işlemler yapılmaktadır.
- İhtiyacın tedarik usulünün tespiti:
Yaklaşık maliyetin tespitinden sonra yaklaşık maliyet tutarına göre
ihtiyacın tedariğinin ; doğrudan temin, pazarlık usulü, açık ihale veya
diğer ihale usullerinden hangisiyle yapılacağı tespit edilmekte ve buna
göre alım işlemlerine başlanmaktadır. Ayrıca yaklaşık maliyete göre
ilan süreleri tespiti yapılmaktadır. Genel Sekreterlik tarafından
yapılacak olan ihalelerde direkt olarak ihale hazırlıkları başlar. Ancak
Genel Sekreterliklere bağlı sağlık tesislerinin kendi bünyelerinde alım
yapacak olmaları durumunda yetki alınması zorunludur.
- Genel Sekreterlikten Yetki Alınması: İhtiyacın
tedarik usulünün tespitinden sonra hazırlanmış olan İhtiyaç Talep
Formu, teknik şartname, yaklaşık maliyet bilgileri ve buna bağlı olarak
yapılacak ihtiyaç tedarik usulü bilgilerini kapsayan dosya ile Genel
Sekreterlikten yetki istenir. Yetki verilmesi durumunda ihale
hazırlıkları başlatılır.
- İhale hazırlıkları:
Genel Sekreterlikten alınan ihale izni akabinde belirlenen yaklaşık
maliyet ve ihtiyaç tedarik usulünü de kapsayan ihale onay belgesi
düzenlenmekte, doküman hazırlıklarına ve ilan hazırlığına
başlanmaktadır. Bu hazırlıklar içinde Teknik Şartnamenin hazırlanması
veya gözden geçirilmesi, İdari Şartname hazırlanması, Sözleşme Tasarısı
hazırlanması, Standart Formların hazırlanması, plan, proje vs
hazırlanması bulunmaktadır. Bundan başka hazırlanan bu dokümanlar ihale
dokümanı olarak aday veya isteklilere satılmak üzere onaylı olarak ya da
cd ortamına alınarak çoğaltılmaktadır. Bunlardan başka İhale Başkanı ve
Üyelerine vermek için İhale İşlem dosyaları onaylı olarak
çoğaltılmaktadır.
- İhalenin Duyurulması:
Yaklaşık maliyete göre tespit edilen ve alım usulüne göre düzenlenen
Onay Belgesindeki usule uygun olarak alım veya yapım duyurulmaktadır. Bu
duyuru doğrudan teminde Birimimiz Kayıtlarındaki tedarikçilerden,
piyasadan tedarikçi olabileceklerden, diğer kamu kuruluşlarının
tedarikçilerinden uygun olanlara (yeterli sayıda adaya) e-posta, faks,
posta ile duyurulmakta ve en uygun alım gerçekleştirilmeye
çalışılmaktadır. İlanı zorunlu olmayan pazarlık ihalelerinde ise ihaleye
davet yazısı ile ihale uygun sayıda adaya duyurulmaktadır. İlanı
zorunlu pazarlık ihalelerinde ve açık ihalelerde mevzuata göre yerel
gazete, Kamu İhale Bülteni veya hem yerel gazete hem Kamu İhale
Bülteninde olmak üzere standardına uygun olarak ve mevzuattaki sürelere
uyularak ilanla ihale duyurulmaktadır.
- Komisyonların Tespiti:
Yedekleriyle birlikte tespit edilen İhale komisyonu üyelerine durum
tebliği edilmektedir. Bu tebligatla birlikte bu üyelere İhale işlem
dosyasının onaylı bir kopyası verilmektedir.
- İhale Dokümanının Adaylara Gösterilmesi ve Satılması: Hazırlanan İhale Dokümanı istekli adaylarına gösterilmekte ve isteyenlere bedeli karşılığında onaylı bir sureti satılmaktadır.
- İhaleye İtirazlar: İhale sürecinde ihaleye yapılan itirazları incelemek üzere görevlendirilen Raportörlere görevlendirme yazıları iletilir.
- Tekliflerin alınması: İdareye sunulan teklifler usulüne göre kaydedilerek teslim alınmaktadır.
- Tekliflerin İncelenmesi:
İhale günü ihale saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale
komisyonuna teslim edilmekte ve ihale oturumu sırasında da gerekli
kayıtların tutulması için komisyona destek verilmektedir.
- İhale kararlarına itiraz olması durumunda:
(ihalenin her hangi bir aşamasında yapılan itirazlarda da) itirazların
sonuçlandırılması için İhale Yetkilisince ihale işlemleri durdurulmakta,
itiraz cevaplanana kadar veya itiraz haklı ise eksikli veya yanlışlık
düzeltilene kadar ihale işlemlerine devam edilmemekte ve hatta İhale
Yetkilisince ihale iptali yoluna da gidilebilmektedir.
- İhalenin Sonuçlanması ve Sözleşme imzalanması:
Komisyonların kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata
uygun süreler geçirilmeden isteklilere kesinleşen ihale kararı tebliğ
edilmektedir. İhale kararının tebliğinden sonra süresinde itiraz
yapılmaması veya itiraz yapılmasına rağmen bunun geçersiz bulunması ve
bu durumda itirazın K.İ.K.'na taşınmaması veya taşınmasına rağmen bu
kurumca itirazın reddedilmesi durumlarında kararın kesinleşmesiyle ihale
üzerinde kalan istekliye sözleşme yapması için davet yazısı tebliğ
edilmektedir. Süresi içinde kesin teminatını yatırması ve 4734 sayılı
K.İ.K.'nun 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını ispatlayan
belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme
tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine
akdedilmesi için sunulmaktadır. Süresi dolan geçici ve kesin
teminatların firmalara iadesi için gerekli yazışmalar yapılır.
- Sözleşmeye bağlanan alımların ilgili birimlere bildirilmesi:
Sözleşmeye bağlanan alımlarda (sözleşme yapılmadan gerçekleştirilen
alımlarda da alım kararı) alımın sözleşme şartlarına ve Teknik
Şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç
birimlerine, kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonu
sekreteryasına ve tahakkuk ve ayniyat birimlerine iletilmekte ve/veya
durum bildirilmektedir.
- Birimin İkincil Görevleri; Birim
yukarıda sayılan bu temel görevlerini ifa edebilmesi için bazı ek
görevleri de yerine getirmektedir. Bu amaçla mevzuat değişiklikleri
takip edilmekte ve mer'i mevzuat hizmet içi eğitimlerle personele
kazandırılmaktadır. İhalelerde kullanılan dokümanlar, mevzuat
değişiklikleri olduğunda güncellenmektedir.
Ayrıca mahkemelerden gelen ihalelerle ilgili dosyaları ilgili
yerlere ulaştırmak, ihale için yatırılan geçici teminat veya geçici
teminat mektubunun iade işlemlerini yapmak, ihale için yatırılan kesin
teminat veya kesin teminat mektubunun iade işlemlerini yapmak, yüklenici
firmalar tarafından iş deneyim belgesi istenmesi halinde iş deneyim
belgesi hazırlamak, yürüttüğü faaliyetlere ilişkin hastane
idaresine düzenli olarak bilgi vermek, Yürüttüğü talep ve sorunlarını
hastane idaresine iletmek.